Manter o cadastro de pacientes atualizado é essencial para o sucesso de sua franquia. Afinal, é a partir dessas informações que podemos garantir um atendimento de qualidade e eficiência em todos os processos das clínicas. Além disso, um cadastro bem organizado permite oferecer um serviço otimizado e personalizado aos seus clientes, tornando sua experiência ainda mais satisfatória.
Em um mercado tão competitivo, devemos estar atentos a todos os detalhes que podem fazer a diferença para que os clientes escolham nossas franquias ao invés de outras opções disponíveis. Por isso, dar uma atenção especial ao cadastro dos seus pacientes é fundamental. Pensando nisso, preparamos este post com 8 dicas imperdíveis para aperfeiçoar o cadastro de pacientes nas franquias Amo Vacinas e GiOlaser. Continue a leitura e descubra como otimizar esse processo tão importante para o sucesso dos seus negócios.
Anote informações importantes
Salve o cadastro em rede
Realize um tratamento de dados
Mantenha o cadastro atualizado
Analise clientes inativos
Proteja o cadastro de seus pacientes
Se adeque à legislação
Tenha um software de gestão
Anote informações importantes
Para que o cadastro de pacientes seja eficaz, é preciso solicitar dados, como nome, e-mail, telefone e qualquer outra informação que favoreça o contato com a pessoa e possibilite conhecê-la um pouco mais.
Além disso, no caso das clínicas odontológicas, por exemplo, é primordial registrar todos os procedimentos estéticos aos quais os pacientes já se submeteram. Isso é fundamental para que todas as referências sejam guardadas no mesmo documento.
Salve o cadastro em rede
Nada de papéis e gavetas! Com o avanço da tecnologia, o armazenamento de cadastros se tornou muito mais prático e seguro. Agora, todos os arquivos podem ser salvos em computadores e pastas compartilhadas em rede com todos os colaboradores de sua franquia. Dessa forma, eles podem acessar os cadastros em qualquer dispositivo eletrônico, tornando o atendimento ainda mais ágil e eficiente.
Realize um tratamento de dados
Ter um cadastro completo é importante, mas ter um cadastro realmente valioso é ainda melhor. Para isso, é fundamental realizar um tratamento ou refinamento dos dados obtidos. Isso inclui a limpeza de registros duplicados e a padronização de informações como telefones, bairros, cidades e estados. Além disso, é possível segmentar seus clientes por região, setor e outras categorias relevantes para o seu negócio. Com essas informações organizadas, fica muito mais fácil otimizar o atendimento e oferecer um serviço ainda mais personalizado.
Mantenha o cadastro atualizado
Não decida criar um processo de cadastro sem atualizá-lo. Sempre que um paciente visitar uma Amo Vacinas ou GiOlaser, lembre-se de confirmar se os dados continuam os mesmos e inserir na ficha os novos procedimentos, mudanças e lista de vacinas que o paciente já recebeu.
Além disso, é importante focar em informações realmente relevantes para o funcionamento de sua clínica. Isso inclui:
- Nome Completo
- Data de Nascimento
- Endereço
- Telefone/Celular
Manter os cadastros atualizados é uma forma de demonstrar cuidado e atenção aos seus pacientes, garantindo um relacionamento cada vez mais sólido e duradouro.
Analise clientes inativos
Nas franquias Amo Vacinas e GiOlaser, não é preciso excluir os clientes inativos da nossa base de contatos, mas é fundamental identificar aqueles que não visitam a sua unidade há um tempo muito extenso. Você pode criar um grupo específico para esses pacientes, chamando-o de “clientes inativos” no sistema das clínicas, e a partir dessa análise, desenvolver estratégias persuasivas, como o envio de newsletters, para convencer e incentivar esses clientes a retornar e fazer novas consultas.
Logo, após certo período, o cliente inativo pode voltar para o grupo de clientes ativos. Por outro lado, deve-se eliminar definitivamente aqueles que, por qualquer motivo, não mostram mais interesse em interagir com a instituição. Essa avaliação deve ser feita após estratégias de marketing e contato por ligações e emails não surtirem efeito para esses clientes
Proteja o cadastro de seus pacientes
Como é possível observar, construir um cadastro não é tão simples quanto parece. E, para não perder todo o resultado obtido por meio de um trabalho complicado, é fundamental que todas as informações coletadas sejam muito bem protegidas.
Além do mais, também é preciso considerar que, ao viabilizar dados pessoais para a sua clínica, o paciente confia que você não os repassará para ninguém.
Nesse sentido, é essencial sempre fazer backup das informações coletadas para garantir que elas fiquem armazenadas em um local seguro. Por isso, verifique regularmente as condições do sistema de gestão utilizado em suas clínicas, para garantir a segurança e confiabilidade dos cadastros.
Assim, o empreendedor garante que os dados de sua empresa fiquem protegidos e livres de perdas ou vazamentos.
Se adeque à legislação
A sigilosidade de um cadastro de pacientes é garantida por lei, e todos esses cuidados de proteção mencionados no tópico anterior serão abrangidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). As franquias Amo Vacinas e GiOlaser estão em conformidade com a LGPD desde a sua vigência, demonstrando o comprometimento com a segurança dos dados dos nossos pacientes.
Portanto, conhecer essa lei e observar os principais artigos relacionados a cadastros de pessoas é fundamental para qualquer gestor que almeja um controle eficiente e sem problemas jurídicos. Saiba mais sobre essa lei que é obrigatória desde de agosto de 2020.
Conceito de LGPD
A Lei n.º 13.787/2018 ou Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais foi criada em 14 de agosto de 2018 com o intuito de regular a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para o manuseio, guarda e armazenamento de dadosde pacientes.
Na redação legislativa está disposto um conjunto de preceitos jurídicos e medidas técnicas que regulam a coleta, o armazenamento de dados pessoais e a digitalização de prontuários eletrônicos para pacientes.
Entende-se por dados pessoais todas as informações que auxiliem na identificação de um cadastro de pacientes. A proteção acontece para que a privacidade e a autenticidade sejam garantidas por mecanismos digitais. Como principais exemplos citamos:
- nome;
- CPF;
- telefone;
- endereço;
- data de nascimento;
- e-mail entre outros.
Consequências do não cumprimento da LGPD
Os cuidados necessários com os dados dos pacientes e as consequências para o não cumprimento da lei também são aspectos importantes a se considerar. A escolha de um software de gestão adequado para esse controle passa a ser uma medida consciente e inteligente, já que mesmo os controles por planilhas ou documentos não têm o relacionamento adequado e nem mecanismos que evitem inconsistências como duplicidades, falhas etc.
Outros cuidados necessários envolvem o tratamento dos dados sensíveis que devem ser coletados de forma pontual em casos específicos. Refere-se a assuntos mais pessoais como opiniões políticas, convicções religiosas, cor de pele e orientação sexual.
As consequências de erros e a não observação da legislação podem acarretar uma série de prejuízos pesados como punições, sanções, multas e até a publicização da infração que implicaria danos irreparáveis na imagem da instituição.
A redação legislativa também abriu precedentes de garantia a novos direitos para consumidores e as infrações cometidas podem gerar multas que alcançam o montante de até R$50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais), porém, não excedendo 2% do faturamento da organização.
Tenha um software de gestão
Para facilitar o processo de cadastro de clientes, busque por um software qualificado, que contribui na gestão de sua franquia. Vários programas possibilitam o preenchimento de uma ficha cadastral de maneira prática e simples. Esse método ajuda a otimizar o tempo e os resultados.
O ideal é procurar por um software específico para o segmento de sua franquia e que já ofereça todos os campos necessários para que o cadastro seja bem executado, podendo ser realizado em um curto período de tempo.
Isso faz com que o banco de dados não precise de muitas adaptações, aperfeiçoando toda a gestão de contatos. Essa ferramenta ainda pode fazer todo o gerenciamento da sua empresa. Um bom programa oferece diversos benefícios ao empreendedor, como:
- Segurança dos dados informados: garantindo que apenas funcionários registrados no sistema tenham acesso às informações cadastrais dos pacientes;
- Acessibilidade: o software costuma ser intuitivo e dinâmico, permitindo que os cadastros sejam encontrados com facilidade;
- Compatibilidade com todos os dispositivos: no mundo contemporâneo, os dispositivos móveis são essenciais para executar tarefas e o programa permite que os dados sejam acessados por meio deles.
Assim, um bom software permite que o profissional encontre o cadastro de pacientes por meio do seu próprio tablet ou aparelho celular, agilizando o atendimento.
A tecnologia é uma forte parceira para quem deseja apresentar um cadastro de pacientes efetivo e prático e está sempre à procura de melhorias contínuas para se tornar forte diante da concorrência, atraindo mais clientes.
Com essas 8 dicas valiosas, você está pronto para otimizar o cadastro de clientes em sua franquia Amo Vacinas ou GiOlaser. Um cadastro organizado, atualizado e seguro é o primeiro passo para oferecer um atendimento de qualidade e um relacionamento sólido com nossos pacientes. Que tal manter o conhecimento sempre atualizado sobre cadastro de clientes e tudo sobre franquias? Assine a nossa newsletter e garanta prioridade em nossos posts exclusivos!
